Obieg Dokumentów

Papier to wciąż ważny nośnik informacji, jednak rozwój firmy oraz wciąż napływające informacje z otoczenia generują coraz większą liczbę dokumentów. Aby uniknąć trudności związanych z przechowywaniem dokumentów, poszukiwaniem informacji na nich zawartych, czy też tworzeniem powiązań między nimi konieczne jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli wyeliminować te problemy.

Te oraz wiele więcej możliwości zapewnia moduł Obieg Dokumentów. Moduł umożliwia definiowanie procesów, jakim podlegają dokumenty. Dzięki procedurom obiegu dokumentów każda sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i właściwy dla firmy sposób.

Ścieżka dostępu do dokumentów

Szybki dostęp do danych

Użytkownik modułu ma możliwość:

• wprowadzania dokumentów,
• załączanie skanów, plików,
• opisywanie dokumentu i dołączonych plików w dowolny sposób.

Tworzenie skanów dokumentu może odbywać się bezpośrednio z poziomu Comarch OPT!MA, uruchamiając domyślne oprogramowanie skanera.

Obieg Dokumentów to prowadzenie elektronicznej formy dokumentacji, a w szczególności:

• gromadzenie dokumentów w dowolnym formacie (jpg, pdf, doc, xls i in.),
• swobodne grupowanie w różnorodnych katalogach,
• szczegółowe opisywanie dokumentów za pomocą cech,
• łączenie dokumentów z różnymi podmiotami (kontrahenci, banki i in.) oraz z dowolnymi dokumentami wprowadzonymi do bazy danych programu (faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty księgowe),
• łączenie transakcji z dowolną ilością dokumentów elektronicznych,
• definiowanie uprawnień pracowników dotyczące edycji i wglądu do dokumentu,
• wyznaczanie osoby odpowiedzialnej za dany dokument.

Wprowadzony dokument może mieć własną ścieżkę, według której jest obsługiwany. Schematy procesów (etapów) umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami ścieżki danego dokumentu.

Każdy operator w programie ma własną skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. W module Obieg Dokumentów można rezerwować czas w terminarzu pracownika, potrzebny na obsługę zadań przypisanych mu wraz z dokumentem, a we właściwym momencie (wcześniej zdefiniowanym) operator może otrzymać przypomnienie o zbliżającym się terminie wykonania wykorzystując dodatek do programu - Przypominacz.