Uzgodnienie założeń projektu wypracowywane jest często przez dłuższy okres, wypełniony serią pracowitych spotkań roboczych i negocjacji. Projekt stanowi wówczas swego rodzaju zrównoważony system. Jednakże zaraz potem przychodzi czas realizacji projektu. Czas ten niemal zawsze przynosi konieczność zmiany jednego lub kilku czynników składających się na ten system. Czy taka zmiana wpłynie na równowagę projektu?
Każdy projekt można opisać pięcioma wielkościami: koszt, czas, zasoby, zakres i jakość. Przyjrzyjmy się im nieco bliżej.
Łączny koszt projektu szacowany jest przez wykonawcę, a zatwierdzany przez klienta. Skutkuje to koniecznością akceptacji przez klienta jakiejkolwiek zmiany budżetu. Inicjatorami zmian budżetu mogą być obie strony.
Czas to specyficzny rodzaj zasobu. Można powiedzieć, że efektywne wykorzystanie czasu niejako zwiększa łączną ilość tego zasobu. Niestety, ta reguła działa także w drugą stronę. Za efektywne wykorzystanie czasu odpowiedzialny jest przede wszystkim menedżer projektu. Klient ze swojej strony powinien zawsze w terminie dotrzymywać swoich zobowiązań, np. dotyczących dostarczenia danych źródłowych potrzebnych do migracji lub szczegółowego opisu oczekiwanej modyfikacji funkcjonalnej.
Zasobami w kontekście projektu są przede wszystkim realizujący go ludzie. Jako zasoby ludzkie, stanowiące rezerwuar dla projektu, powinni być także traktowani oddelegowaniu pracownicy klienta. Mogą oni być odpowiedzialni za sprawną komunikację między klientem, a zespołem firmy realizującej projekt. Odgrywają bardzo ważną rolę w procesie realizacji projektu, a od ich zaangażowania, profesjonalizmu oraz stopnia, w jakim samodzielnie mogą podejmować decyzje, w istotnej mierze zależy efekt końcowy. Zasobami są także – w zależności od specyfiki projektu – różnego rodzaju sprzęt, którym posługują się członkowie zespołu projektowego, infrastruktura, ograniczone zapasy magazynowe i inne.
Zakres powinien być dokładnie określony w formie dedykowanego dokumentu. Swoista specyfikacja funkcjonalna ma zawierać rzeczy, które w ramach projektu zostaną wykonane. Bardzo dobrze by się stało, aby w takim dokumencie jasno zawarte zostały także punkty, które w ramach bieżącego projektu realizowane nie będą, gdyż mimo pozornej merytorycznej bliskości nie wchodzą w zakres projektu. Jest to bardzo pomocne, aby uniknąć nieporozumień komunikacyjnych między klientem a podmiotem realizującym projekt. Zmiany zakresu można dokonać jedynie za zgodą obu uczestniczących stron.
Mówiąc o jakości projektu można mieć na myśli zarówno jakość produktu, czyli efektu końcowego, jak i jakość procesu zarządzania projektem. Odpowiedzialność za oba rodzaje ponosi przede wszystkim menedżer projektu.
Powyższe parametry specjaliści z zakresu zarządzania projektami przedstawiają jako trójkąt. Jego bokami są koszt, czas i zasoby. Wyznaczona za pomocą boków powierzchnia obrazuje zakres oraz jakość projektu. Boki mają określone, czyli ustalone w toku uzgadniania projektu, „długości”, które z kolei wpływają na „pole” trójkąta.
Prosty obraz trójkąta zakresu projektu pozwala dostrzec wiele zależności. Zależność czasu realizacji od wielkości i doświadczenia zespołu realizującego projekt, czy zależność zakresu projektu od wysokości budżetu, na pierwszy rzut oka są dla każdego oczywiste. Nie zawsze jednak, pochłonięci bieżącą realizacją projektu, widzimy je tak jasno. Niejednokrotnie zdarza się, że uczestnicy projektu (zarówno od strony zleceniodawcy, jak i realizatora projektu) wpadają na „genialny” pomysł, aby do pierwotnych ustaleń dodać jakiś „oczywisty” szczegół. Powodują tym samym zmianę zakresu. Mają przy tym często przeświadczenie, że niewiele on w projekcie zmienia. Trójkąt pozwala uświadomić sobie, że tak nie jest.
Trójkąt zakresu projektu jako prosta i intuicyjna wizualizacja, pozwala łatwiej zrozumieć jak zmiana jednego z parametrów pociąga za sobą zmianę pozostałych. Zmniejszenie budżetu projektu może skutkować zmniejszeniem zakresu lub jakości produktu końcowego. Zmniejszenie czasu, także na skutek nieefektywnego jego wykorzystania, może negatywnie wpłynąć na zakres i jakość produktu końcowego. Jeżeli zakres i jakość mają być zachowane na niezmienionym poziomie, to skrócenie czasu realizacji może wymagać zwiększenia zasobów. A to z kolei zwiększy koszty. Zwiększenie pierwotnie planowanego budżetu, spowodowane chęcią zatrudnienia lepszego specjalisty lub wykorzystaniem aplikacji do polepszenia procesu zarządzania projektem, zwiększy szansę na uzyskanie wyższej jakości końcowego produktu.
O istnieniu trójkąta zakresu, czyli mówiąc wprost – o istnieniu zależności między wymienionymi parametrami projektu, należy pamiętać przez cały czas trwania prac nad projektem. Świadomość ta jest potrzebna zarówno menedżerom projektu i kierowanym przez nich zespołom, jak i przedstawicielom zleceniodawcy. Od samego początku, czyli rozmów i uzgadniania karty projektu, aż do zakończenia prac, umiejętność wyciągania wniosków z tego prostego schematu pozwoli skuteczniej zarządzać nieuchronnymi zmianami, których na początku nie dałoby się przewidzieć. Pozwoli zapanować nad projektem.