Słońce, przyroda, muzyka, spotkania ze znajomym... Co takiego jest w wakacjach, że spędzają sen z powiek ogromnej grupie przedsiębiorców? W końcu to czas na relaks i... No właśnie. Urlopy. *
W wielu branżach lato jest niemal równoznaczne ze spowolnieniem tempa pracy. Większość z nas woli odpoczywać przy pięknej pogodzie niż nieprzewidywalnej aurze wiosny czy jesieni. Do tego często dochodzi opieka nad dziećmi, które spędzają wakacje w domu. To powoduje, że trudno tak ułożyć grafik pracy, aby utrzymać jej ciągłość. Szczególnie, że część pracodawców wciąż planuje pracę ołówkiem w notesie. Czy taki plan rzeczywiście jest efektywny- to już kwestia dyskusyjna.
Sposobem na chwilowe braki kadrowe są często praktykanci, stażyści lub pracownicy tymczasowi - w tym małoletni. Warunki zatrudnienia, sposób i wysokość oskładkowania każdej z tych grup jest inna. Inny jest także wymiar urlopu. Jednocześnie, nawet bez wakacyjnego zmieszania, kadry i płace to najdynamiczniej zmieniający się obszar prawny. Pamiętajmy też, że 1 lipca wchodzą w życie nowe poprawki do Polskiego Ładu. Jak z tą mnogością zmian radzą sobie działy kadrowe bez wsparcia jakiegokolwiek oprogramowania? Szczerze powiedziawszy, nie wiemy.
Duża rotacja pracowników tymczasowych także potrafi sprawić problem. W sytuacji, gdy pracownik potrafi odejść z dnia na dzień, po niecałym tygodniu pracy, samo przygotowanie dokumentów potrafi zająć dużo cennego czasu. Widać to szczególnie w typowo wakacyjnych pracach jak zbiory owoców czy ogólnie pojęta branża turystyczna.
Innym problemem, z którym spotykają się pracodawcy jest wadliwa komunikacja z pracownikami. Szczególnie, gdy w zespole pojawiają się bardzo młodzi ludzie. Często ich luźne podejścia to życia powoduje konflikty na linii pracownik - manager. Nawet najlepiej ustawiony i najbardziej elastyczny grafik pracy nic nie da, jeśli ktoś nie przyjdzie do pracy - bez różnicy czy z powodu chorego dziecka, czy "kacowego" - i o tym nie powiadomi. Niestety dla wielu osób wykonanie telefonu i wyjaśnienie sytuacji jest zbyt trudne do udźwignięcia psychicznie. Co innego, gdyby mogli w aplikacji kliknąć "Sorry, dziś mnie nie będzie". Swoją drogą, takie rozwiązanie doceniłyby nie tylko zetki.
Nie zwalajmy jednak całej winy na pracowników. Często wymiana informacji szwankuje też w drugą stronę. Pracownicy - szczególnie nowi i krótkoterminowy - często nie wiedzą jak bardzo potrzebni są w pracy w danym czasie. Z drugiej strony pracodawcy i menagerowie układają nierealnie plany bez konsultacji z zespołem, co może dziwić, szczególnie tam, gdzie zapewniano "elastyczne godziny pracy". Ważne w taki sytuacjach są informacje o dostępności pracowników i zapotrzebowań pracodawcy. O ile łatwiej planuje się pracę, gdy wiadomo, że Karola nie będzie w piątek, bo ma badania, Iwona będzie w poniedziałek dopiero w południe, a cały zespół jest potrzebny w środę? Mając takie informacje nikt rozsądny raczej nie będzie balował we wtorek do białego rana.
I tak, i nie. Chociaż takie tematy, jak brak pracowników sezonowych z powodu wojny na Ukrainie, styl życia młodszych pokoleń, czy nagłe zmiany w prawie, może niejednemu pracodawcy psuć wakacyjny nastrój, nie jest to coś, na co mają bezpośredni wpływ. I nigdy nie będą mieli.
Na wiele opisanych wcześniej sytuacji można się jednak przygotować inwestując w oprogramowanie kadrowe. Zadziwiające, jak samo umożliwienie zgłoszenia nieobecności czy urlopu przez aplikację poprawia jakość współpracy. Podobnie czytelny i łatwy do edycji grafik potrafi całkiem zmienić sposób zarządzania zespołem.
Jeśli dodatkowo zarządzamy wszystkim w systemie, który jest na bieżąco aktualizowany, żeby sprostać nagłym zmianom w przepisach, otrzymujemy narzędzie, które pomoże uczynić firmowy chaos - nie tylko wakacyjny - dużo łatwiejszym do opanowania.
*Artykuł pierwotnie publikowaliśmy na portalu epoznan.pl
