Tekst zaktualizowany 30.10.2025
KSeF to to centralna baza Ministerstwa Finansów z systemem obsługi faktur elektronicznych, które mają formę ustrukturyzowaną w HTML, zgodnie ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3). Jego zadaniem jest odbieranie i udostępnianie przez przedsiębiorców faktur ustrukturyzowanych, aby każda wystawiona przez przedsiębiorcę faktura trafiała przez KSeF do odbiorcy.
System ma ułatwić firmom rozliczenia VAT, przyspieszyć obieg dokumentów i ograniczyć liczbę błędów oraz oszustw podatkowych.
Od kiedy obowiązuje KSeF?
Pierwotnie obowiązek korzystania z KSeF miał wejść w życie 1 stycznia 2024 roku, jednak Ministerstwo Finansów przesunęło ten termin na początek roku 2026.
Zgodnie z aktualnym harmonogramem (stan na październik 2025):
| Etap | Data obowiązkowa | Zakres podmiotów |
|---|---|---|
| I etap | 1 lutego 2026 | Duże przedsiębiorstwa |
| II etap | 1 kwietnia 2026 | Pozostali podatnicy VAT czynni |
| III etap | 1 stycznia 2027 | Mikroprzedsiębiorcy i podatnicy zwolnieni z VAT |
Do czasu wejścia obowiązku system działa dobrowolnie, a przedsiębiorcy mogą testować jego działanie i procesy księgowe w środowisku testowym.
Comarch zapewnia pełną integrację swoich systemów ERP z Krajowym Systemem e-Faktur.
W najnowszych wersjach (Optima, XL, Betterfly) dostępne są funkcje umożliwiające:
Dzięki temu użytkownicy systemów Comarch ERP mogą przygotować się do pełnej obsługi e-faktur bez dodatkowych integratorów czy ręcznego przesyłania plików XML.
Obsługa wymiany dokumentów z KSeF jest także możliwa z poziomu aplikacji Comarch BPM, Comarch OCR&KSeF, Comarch POS
Comarch ERP obsługuje dwa tryby wymiany danych z KSeF:
Tryb testowy (demo) – komunikacja z testowym środowiskiem Ministerstwa Finansów. Umożliwia sprawdzenie poprawności konfiguracji i struktury faktur.
Tryb produkcyjny – praca z rzeczywistą bazą KSeF, w której wysyłane są prawdziwe faktury sprzedaży.
Każda firma może rozpocząć testy już teraz, zanim wprowadzenie KSeF stanie się obowiązkowe.
W systemach Comarch ERP użytkownicy mogą uwierzytelniać się w KSeF za pomocą:
Wszystkie formy spełniają wymogi bezpieczeństwa i pozwalają kontrolować dostęp do faktur. Szczególnie istotne są w tym kontekście tokeny autoryzacyjne, doktórych dostęp zostanie włączony w listopadzie (2025), a które stanowią klucze potwierdzające dla poszczególnych pracowników lub biur rachunkowych obsługujących firmy do wysyłania i odbierania dokumentów KSeF w ich imieniu.
Aby ułatwić wdrożenie KSeF, Comarch przygotował:
Zasoby te krok po kroku prowadzą przez konfigurację KSeF w systemach Comarch ERP – od utworzenia tokenu po odbiór pierwszej faktury.
Choć obowiązek KSeF został przesunięty, wdrożenie wymaga:
Firmy, które rozpoczną testy wcześniej, unikną przestojów i problemów w momencie przejścia na obowiązkowy system.
W razie wątpliwości zapraszamy do kontaktu
