Obsługa certyfikatów KSeF w nowej wersji Comarch ERP XL

07 stycznia 2026

Comarch ERP XL – certyfikaty KSeF w aktualizacji 2025.1.2

Głównym zadaniem wydanego w grudniu hotfixu 2025.1.2 jest umożliwienie pełnej obsługi certyfikatów KSeF w Comarch ERP XL. Aktualizacja ta jest szczególnie istotna, ponieważ obowiązek rejestracji faktur w KSeF wchodzi w życie - z wyjątkami - już 1 lutego, a do tego wymagane są adekwatne upoważnienia operatorów.

Czym są i do czego służą certyfikaty KSeF?

Certyfikat KSeF to cyfrowy dokument kryptograficzny wydawany osobie uprawnionej przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. Działa podobnie jak podpis elektroniczny czy elektroniczna pieczęć kwalifikowana:

potwierdza tożsamość podatnika lub operatora systemu przy korzystaniu z KSeF;
jest wykorzystywany do uwierzytelniania się w systemie KSeF jako jedna z metod logowania;
umożliwia oznaczanie faktur kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy w trybach szczególnych, takich jak offline lub awaryjne wystawianie faktur, gdy nie ma połączenia z systemem, albo jest on tymczasowo niedostępny;

Certyfikaty zwiększają bezpieczeństwo i ułatwiają automatyzację pracy z KSeF - system może w bezpieczny sposób rozpoznać użytkownika oraz nadane mu uprawnienia, co jest istotne przy masowej obsłudze faktur elektronicznych w obiegu całkowicie cyfrowym lub za pomocą biura rachunkowego.

Co nowego w Comarch ERP XL 2025.1.2

Nowy moduł zarządzania certyfikatami KSeF

Moduł zarządzania certyfikatami KSeF dostępny jest w systemie w Module Administrator. Pozwala on na przeglądanie, filtrowanie oraz zarządzanie certyfikatami z poziomu systemu ERP.

Generowanie certyfikatów bezpośrednio z Comarch ERP XL

Certyfikat można pozyskać na 3 sposoby:

samodzielne przejście procesu generowania certyfikatu na stronie KSeF,
otrzymanie certyfikatu w formie dwóch plików, czyli klucza publicznego i prywatnego, pobranych ze strony KSeF,
otrzymanie pliku, który scala oba klucze do jednego, prostego do instalacji kontenera.

Funkcja Generuj certyfikat prowadzi użytkownika przez proces uzyskania certyfikatu uwierzytelniającego lub certyfikatu podpisu linku offline zgodnie z wybranym sposobem.

Import istniejących certyfikatów

Funkcja importu certyfikatów pozwala na wskazanie zainstalowanego wcześniej certyfikatu(.crt/.key lub kontener .pfx/.p12) zarówno do magazynu użytkownika, jak i systemowego, co ułatwia wdrożenie certyfikatów wydanych z zewnętrznych narzędzi KSeF.
Przypisywanie certyfikatów do operatorów i pieczątek firmy

Funkcja daje pełną kontrolę nad tym, który certyfikat jest używany przy uwierzytelnianiu i podpisywaniu faktur. Dany certyfikat można przypisać do operatora/wielu operatorów oraz do pieczątki firmy. Jest to szczególnie istotne, jeśli firma korzysta z zewnętrznych operatorów, na przykład biura rachunkowego czy kancelarii podatkowej.

Lista przypisanych certyfikatów widoczna jest także po stronie operatora, w zakładce Certyfikaty KSeF.

Uwierzytelnianie w KSeF

System ERP XL wprowadza mechanizmy obsługi uwierzytelniania z wykorzystaniem certyfikatów bez konieczności każdorazowego wskazywania certyfikatu przez operatora:

jeśli operator ma włączone uwierzytelnianie certyfikatem/pieczątką, system automatycznie wykorzystuje przypisany certyfikat KSeF podczas komunikacji z KSeF;
w przypadku braku przypisanego certyfikatu możliwe jest ręczne wskazanie pliku certyfikatu w czasie logowania.

Linki weryfikacyjne oznaczanie faktur offline

Nowością jest również możliwość generowania linków weryfikacyjnych i kodów QR dla faktur offline, nawet jeśli dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF. System tworzy wtedy plik XML zgodny ze schematem e-faktury i zapisuje go jako załącznik typu Plik KSeF offline faktury.

Aktualizacja rozszerza także mechanizmy oznaczania dokumentów sprzedaży w warunkach niedostępności KSeF (np. tryb awarii lub offline), które teraz funkcjonują w oparciu o indywidualne okresy niedostępności zdefiniowane w konfiguracji.

Na formatkach faktur sprzedaży i ich korektach dodano kontrolkę z typem trybu offline. Użytkownik ma możliwość wskazania/zmiany typu offline do chwili wysłania dokumentu do KSeF na jedną z poniższych:

Niedostępność KSeF - oznaczająca chwilową niedostępność KSeF związaną np. z zaplanowanymi pracami serwisowymi KSeF
Tryb awaryjny - dla przypadku ogłoszonego w BIP MF komunikatu o awarii KSeF
Awaria całkowita - sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury
Offline24 - tryb z którego można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem.

Uwaga: Comarch ERP XL nie kontroluje terminów w jakich faktura wystawione w trybie offline powinna zostać wysłana do KSeF.

Integracja z Comarch Mobile Sprzedaż i POS

Nowe funkcjonalności KSeF wpływają również na współpracę z aplikacjami towarzyszącymi:

Comarch Mobile Sprzedaż– umożliwia przesyłanie faktur do KSeF bezpośrednio z aplikacji albo później z poziomu ERP XL, wraz z automatycznym pobieraniem UPO i statusem dokumentów.
Comarch POS– przygotowany do wystawiania i rejestrowania faktur w KSeF z poziomu stacji sprzedaży, z dedykowanymi ustawieniami w Module Administrator i prawami operatorów.

Inne ważne zmiany

Wersja 2025.1.2 obejmuje również szereg poprawek, które choć nie są bezpośrednio powiązane z KSeF, mają istotne znaczenie dla użytkowników:

Aktualizacja stawek procentowych dla odsetek ustawowych i kapitałowych w Księgowości, zgodnie z decyzjami RPP z końca 2025 r
Obsługa nowej wersji struktury logicznej deklaracji VIU-DO(2)– zaktualizowany XML zgodny z CRWDE i nowymi zasadami walidacji.
Zmiany w naliczaniu płatności dla dokumentów kaucyjnych zgodnie z zasadami systemu kaucyjnego DRS.
Zmiany na formularzu oraz wydruku deklaracji Podatek cukrowy CUK
Usprawnienia drukowania dokumentów oraz obsługa kodów QR na wydrukach sPrint.